POLITIQUE DE CONFIDENTIALITÉ

Qu'est-ce que l'information personnelle ?

Les "informations personnelles" sont des informations permettant de vous identifier personnellement, telles que votre nom, votre adresse résidentielle et votre adresse électronique, et comprennent des informations sur vos abonnements et utilisations des produits et services, les informations concernant votre carte de crédit et les dossiers de facturation.

Quel type d'informations personnelles est recueilli par Hot Docs ?

Hot Docs recueille différents types d'informations personnelles, notamment :

• Votre nom, votre adresse de facturation/expédition, votre adresse électronique, votre numéro de téléphone et les informations concernant votre carte de crédit, y compris le numéro de la carte, le type de carte, le nom du titulaire de la carte et la date d'expiration, lorsque vous achetez des produits ou des services auprès de nous, tels que des billets pour des événements Hot Docs, des concessions , des marchandises. Nous obtenons également ces informations lorsque vous devenez membre ou client de Hot Docs.
• Les informations personnelles que vous nous fournissez lorsque vous participez à un événement Hot Docs, y compris lorsque vous soumettez votre film ou votre œuvre pour inclusion dans un événement, un programme ou une opportunité de financement, ou lorsque vous demandez l'accréditation d'un événement ou d'un programme Hot Docs. Ces informations personnelles peuvent inclure votre nom, votre adresse, votre adresse électronique, votre numéro de téléphone, votre date de naissance, votre fonction, votre occupation, votre nationalité, votre itinéraire de voyage, vos informations de résidence, votre biographie, vos préférences en matière de bulletins d'information, votre adresse IPD et l'organisation à laquelle vous appartenez. 
• Les informations personnelles que vous nous fournissez lorsque vous participez à l'un de nos espaces de rencontre ou forums en ligne ou autres. Ces informations personnelles peuvent inclure votre nom, votre profession, votre adresse électronique, votre numéro de téléphone, une photo de vous, vos réponses à des questions spécifiques, votre mot de passe et des informations sur votre ordinateur.
• Les informations personnelles que vous nous fournissez lorsque vous participez à l'un de nos concours ou à l'une de nos enquêtes. Ces informations peuvent inclure votre nom, votre adresse électronique et votre adresse postale, ainsi que les réponses aux questions de l'enquête.
• Les informations personnelles que vous nous fournissez lorsque vous participez à ces promotions, enquêtes et concours peuvent être utilisées à des fins de marketing.
• Les informations personnelles que vous nous fournissez lorsque vous vous abonnez à nos lettres d'information ou à nos courriels ou lorsque vous utilisez notre site web. Ces informations personnelles peuvent inclure votre nom, votre identification en tant que membre/acheteur, votre adresse électronique, votre numéro de téléphone, votre mot de passe et des informations sur votre ordinateur.
• Vos informations personnelles provenant de nos partenaires commerciaux et d'autres tiers, à condition qu'ils aient accepté d'obtenir votre consentement avant de nous divulguer vos informations personnelles. 
• Les photographies, les images filmées et les vidéos prises de vous dans les zones publiques des événements Hot Docs, y compris le cinéma Ted Rogers de Hot Docs.
• Certaines informations techniques provenant de votre ordinateur chaque fois que vous demandez une page lors d'une visite sur nos sites web www.hotdocs.ca et www.hotdocscinema.ca. Ces informations sont collectées à partir du navigateur web de votre ordinateur afin d'améliorer votre expérience sur notre site web et peuvent inclure votre adresse IP, votre système d'exploitation, votre logiciel de navigation web, votre résolution d'écran et votre site web affluent.
• Les informations personnelles que vous pourriez nous fournir lorsque vous postulez un emploi ou à un poste de bénévole au sein de Hot Docs.

Comment Hot Docs recueille-t-il les informations personnelles ?

L'objectif de la collecte d'informations personnelles est identifié avant ou au moment de la collecte. Nous recueillons et utilisons les informations personnelles qui nous sont volontairement fournies par nos clients, nos membres, nos sponsors, les utilisateurs de notre site web et le public en général lorsqu'ils nous contactent par téléphone, par courrier électronique, par navigateur web ou en personne. Nous limitons les informations personnelles que nous recueillons à celles qui sont nécessaires à la conduite de nos opérations.

Comme indiqué ci-dessus, nous pouvons également recueillir des informations personnelles auprès de nos partenaires commerciaux et d'autres tiers qui ont accepté d'obtenir le consentement de la personne concernée par ces informations avant de nous les divulguer.

Hot Docs peut également recueillir des informations personnelles par les moyens suivants :

• Photographies et vidéos dans les zones publiques des événements Hot Docs.
• Les cookies. une partie des données stockées sur l'ordinateur de l'utilisateur d'un site web contenant des informations sur l'utilisateur. Les cookies, seuls, ne peuvent pas être utilisés pour divulguer votre identité individuelle. Un cookie identifie votre navigateur, mais pas vous, auprès de nos serveurs informatiques lorsque vous visitez notre site web. La majorité des navigateurs sont initialement configurés pour accepter les cookies, mais vous pouvez configurer votre navigateur pour qu'il les refuse. Toutefois, si vous n'acceptez pas les cookies, il se peut que vous soyez limité dans certaines parties de notre site web.
• Balises web. Pour évaluer l'efficacité des courriels promotionnels et de marketing que nous envoyons, nous joignons une balise au courriel qui nous fournit une confirmation lorsque le destinataire ouvre le courriel. Cela ne se produit que si l'ordinateur du destinataire prend en charge cette technologie.

Pourquoi Hot Docs recueille-t-il vos informations personnelles ?

Les informations personnelles que nous recueillons ne sont utilisées, divulguées ou conservées qu'aux fins prévues initialement (à moins que vous ne consentiez à une utilisation ou une divulgation différente) et nous ne les conservons que dans la mesure où cela est nécessaire pour ces objectifs. Hot Docs peut collecter des informations personnelles à votre sujet et les utiliser de la manière suivante :

• Pour vous fournir des produits et des services, pour vous informer des promotions, des programmes et des événements, pour vous fournir des renseignements sur les achats, pour vous facturer lorsque vous effectuez un achat, pour reconnaître le soutien ou les dons et fournir ces renseignements à l'Agence du revenu du Canada, et pour communiquer avec vous lorsque cela est nécessaire à ces fins.
• Pour gérer vos soumissions et demandes de participation à nos programmes, événements et opportunités de financement, pour faciliter les activités de réseautage et de marketing et pour l'analyse des données du marché. Lorsque vous vous inscrivez en tant que membre ou délégué industriel, nous utilisons vos informations pour créer et gérer votre compte.
• Dans le cadre de nos activités de marketing, nous pouvons utiliser vos coordonnées pour vous envoyer des promotions, des enquêtes, des concours, des mises à jour de programmation et d'autres renseignements de nature commerciale. Les courriels promotionnels sont destinés à vous informer des opportunités, des événements ou des offres spéciales proposés par Hot Docs. Vous pouvez choisir de ne pas recevoir d'e-mails en cliquant sur "unsubscribe"  au bas de chaque e-mail, en cliquant sur "update preferences " au bas de chaque e-mail ou en envoyant un e-mail à enews@hotdocs.ca pour demander à être retiré des listes d'e-mails promotionnels. En outre, nous pouvons vous envoyer des courriers postaux pour vous informer de promotions, d'enquêtes, de concours, de mises à jour de programmation et d'autres renseignements commerciaux. Vous pouvez vous désinscrire de ce service de courrier postal en contactant enews@hotdocs.ca et en demandant à être retiré des listes de courrier postal.
• Pour améliorer la qualité de votre visite sur notre site web. En utilisant des informations électroniques telles que les "cookies", nous collectons des informations basées sur votre navigation sur notre site web afin de mieux comprendre et servir nos clients, nos membres et les visiteurs de notre site web. Ces données nous permettent d'améliorer votre capacité à naviguer sur notre site web et de développer des programmes et des contenus qui intéresseront nos clients et les visiteurs de notre site web.
• Pour améliorer nos offres de services. Nous surveillons et analysons l'utilisation de nos offres de services afin de déterminer quels services sont populaires et utiles auprès nos clients, nos membres et les visiteurs de notre site web, afin de les améliorer.
• Afin de mieux comprendre vos intérêts, Hot Docs peut préparer des statistiques d'utilisation agrégées ou des résumés d'informations pour décrire nos services et leur popularité à nos partenaires, à des annonceurs potentiels et pour d'autres raisons légales. Les statistiques et informations agrégées des utilisateurs ne contiendront pas d'informations personnellement identifiables.
• Pour fournir un environnement sûr et sécurisé à nos visiteurs et à nos employés.
• Pour coopérer avec les autorités chargées de l'application de la loi et pour se protéger contre les violations des lois pénales ou civiles.
• Les caméras photographiques, vidéo et argentiques ne sont utilisées que pour (a) protéger Hot Docs, ses clients et ses employés contre les problèmes de sécurité, y compris les violations potentielles des lois civiles et/ou criminelles et (b) à des fins de marketing en ce qui concerne les événements et les services de Hot Docs.
• Nous pouvons utiliser vos informations personnelles pour répondre à vos questions ou suggestions.

Divulgation d'informations personnelles

Hot Docs s'engage à protéger votre vie privée et les informations personnelles que nous recueillons à votre sujet. En gardant toutes les informations de nos clients strictement confidentielles, nous ne vendrons pas, ne louerons pas, ne prêterons pas ou n'échangerons pas vos informations personnelles à une organisation ou à un individu en dehors de Hot Docs. Hot Docs prend des mesures pour s'assurer que tout fournisseur de services tiers s'engage à maintenir la confidentialité de telles informations comme le stipule la présente politique de confidentialité.

Cependant, Hot Docs peut partager vos informations personnelles avec des tiers pour réaliser des transactions commerciales ( ex. vente de billets, vente de passes, etc.) et pour vous fournir du contenu et des publicités personnalisées. Vous pouvez voir notre publicité sur les médias sociaux et d'autres plateformes, adaptée à vos interactions précédentes avec nous ou à vos intérêts. Ces tiers peuvent inclure, sans s'y limiter, Meta, Twitter et Google.

Parfois, Hot Docs fournit un service aux festivals partenaires et aux loueurs du cinéma Hot Docs Ted Rogers en traitant les commandes de billets pour leurs événements. Nous divulguons ces informations aux partenaires festivals ou loueurs auxquels nous avons fourni ce service, pour leur usage promotionnel et publicitaire, dans le cadre de leur propre politique de confidentialité accessible au public.

Comment Hot Docs protège votre confidentialité

La sécurité de vos informations personnelles est une priorité élevée pour Hot Docs. Des mesures de sécurité, telles qu'un accès restreint, des armoires de classement verrouillées et l'utilisation des mots de passe et du cryptage, ont été adoptées pour protéger vos informations personnelles contre la perte ou le vol, ainsi que contre l'accès, la divulgation, la copiage, l'utilisation ou la modification non autorisés. Nos employés ont été formés pour respecter votre vie privée à tout moment. Les employés ayant accès à vos informations personnelles sont tenus de les utiliser en stricte conformité avec la présente politique de confidentialité et les lois applicables.

En ce qui concerne les informations soumises à notre site web ou à nos adresses électroniques, nous maintenons des mesures de protection en ligne contre la divulgation, l'utilisation, l'altération et la destruction non autorisées des informations personnelles en notre possession. Pour protéger la sécurité des informations concernant votre carte de crédit, nous utilisons la norme industrielle en matière de sécurité Internet - la technologie SSL (Secure Socket Layer). Cette technologie nous permet d'assurer l'intégrité et la confidentialité de vos informations personnelles et de celles liées à votre carte de crédit qui sont transmises via Internet.

Hot Docs ne conservera vos informations personnelles qu'aussi longtemps qu'elles seront nécessaires ou pertinentes aux fins énoncées dans la présente politique de confidentialité ou que cela sera exigé par la loi.

Il y a plusieurs endroits sur nos sites web, www.hotdocs.ca et www.citizenminutes.ca, qui peuvent vous relier à d'autres sites web qui ne sont pas soumis à la politique de confidentialité de Hot Docs. Lorsque vous cliquez sur ces sites, la politique de confidentialité de Hot Docs ne s'applique plus. Nous vous recommandons d'examiner les déclarations de confidentialité de tous les sites web tiers que vous visitez afin de comprendre leurs procédures de collection, d'utilisation et de divulgation de vos informations. Hot Docs ne fait aucune promesse, garantie ou déclaration concernant ces sites tiers et n'est en aucun cas responsable de l'utilisation que vous en faites.

L'internet est, par nature, ouvert et sujet à l'interception d'informations. Nous ne pouvons pas garantir que les informations que vous nous fournissez sur Internet ou autrement ne seront pas interceptées par des tiers pendant qu'elles sont communiquées par des moyens hors de notre contrôle.

Votre consentement

En choisissant de nous fournir vos informations personnelles, vous consentez à ce qu'elles soient collectées, utilisées et divulguées conformément aux principes énoncés dans la présente politique de confidentialité. Si vous avez moins de 18 ans, vous ne devez pas nous fournir d'informations personnelles sans le consentement de vos parents ou de votre tuteur légal, ou dans les cas prévus par la loi applicable.

Hot Docs vous encourage à consulter régulièrement sa politique de confidentialité. Cette politique de confidentialité peut être mise à jour de temps en temps et votre participation ultérieure à un événement Hot Docs ou au cinéma Ted Rogers de Hot Docs, l'utilisation de nos services, ou l'utilisation de notre site Web constitueront votre consentement à la collecte, à l'utilisation et à la divulgation de vos informations comme indiqué dans cette politique de confidentialité.

Si vous ne voulez pas que Hot Docs recueille, utilise ou divulgue vos renseignements personnels de la façon décrite dans la présente politique de confidentialité, veuillez nous en informer au moment où les renseignements sont demandés ou recueillis.

Vérification et modification de vos informations personnelles

Hot Docs s'efforce de s'assurer que toutes les informations personnelles qui vous concernent et qui sont en sa possession sont exactes, complètes et à jour. Pour ce faire, veuillez informer la personne à qui vous avez fourni vos informations personnelles de tout changement apporté à ces informations.

Vous pouvez à tout moment accéder à vos informations personnelles détenues par Hot Docs ou y effectuer des changements. Vous pouvez également demander une copie de vos informations personnelles détenues par Hot Docs et que nous supprimions toute information personnelle détenue par Hot Docs.

Les spectateurs du festival et du cinéma sont encouragés à contacter notre billetterie au 416.637.3123 ou à envoyer un courriel à boxoffice@hotdocs.ca pour obtenir de l'aide sur ces questions.

Si la réponse à votre demande est payante, Hot Docs vous en informera à l'avance. Dans certains cas, Hot Docs peut être empêché de vous divulguer les informations demandées. Si une demande d'accès à des informations personnelles est refusée, nous vous fournirons une explication.

 
Résoudre vos problèmes

Si vous avez des questions ou des préoccupations concernant les pratiques de Hot Docs concernant la collection, l'utilisation et la divulgation d'informations personnelles, veuillez nous en faire part et nous ferons de notre mieux pour vous aider. Si vous avez des questions ou des préoccupations concernant cette politique, veuillez nous contacter. Par la suite, vous pouvez contacter le Commissaire à la protection de la vie privée du Canada si vous souhaitez déposer une plainte auprès d'une autorité de supervision.

Hot Docs
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